Processo de denúncia de irregularidades
Introdução
O presente documento estabelece (e consolida) o Regulamento de Proteção que se aplica aos denunciantes que tenham obtido informações sobre violações em contexto profissional, sejam eles colaboradores, clientes, fornecedores ou membros da administração. Determina medidas de proteção, para além de regras e procedimentos internos para a receção e tratamento da comunicação de irregularidades, de acordo com as disposições legais aplicáveis, bem como as regras, princípios e valores da Bee Engineering.
Condições de integração no Reporting Channel
Os denunciantes beneficiam da proteção do Regulamento desde que:
- o denunciante esteja de Boa Fé;
- tenha motivos razoáveis para acreditar que as informações sobre violações relatadas são verdadeiras no momento em que foram transmitidas e que se enquadram no escopo;
- pessoas que comunicaram anonimamente ou divulgaram publicamente informações sobre violações, mas que foram posteriormente identificadas e retaliadas;
Âmbito Pessoal
O Canal de Denúncias aplica-se e protege:
- Empregados
- Clientes
- Fornecedores
- Membros do conselho de administração ou accionistas
- Órgãos de direção ou fiscalização
- Quaisquer pessoas que trabalhem sob a supervisão e direção de empreiteiros, subempreiteiros e fornecedores da Bee Engineering
- Os denunciantes, nos casos em que comuniquem ou revelem publicamente informações sobre infracções ocorridas no âmbito de uma relação profissional que, entretanto, tenha cessado.
- A proteção conferida por esta Lei é extensível, com as devidas adaptações, a:
Pessoas singulares que assistam o denunciante no procedimento de denúncia e cuja assistência deva ser confidencial (Facilitadores); - Terceiros que estejam ligados ao denunciante (colega de trabalho, familiar que possa ser retaliado em contexto profissional...);
- Pessoas colectivas ou entidades equiparadas que sejam detidas ou controladas pelo denunciante, para quem o denunciante trabalhe ou com quem esteja de alguma forma ligado em contexto profissional.
Relatório de objetivos do canal
As irregularidades abrangidas pelo presente Regulamento serão consideradas atos nos seguintes domínios:
- Procuração pública;
- Serviços, Produtos e Mercados Financeiros e prevenção de branqueamento de capitais e financiamento do terrorismo;
- Segurança e conformidade do produto;
- Segurança nos Transportes;
- Proteção Ambiental;
- Danos ao meio ambiente;
- Proteção radiológica e segurança nuclear;
- Segurança dos alimentos para consumo humano e animal, saúde e bem-estar animal;
- Saúde pública;
- Proteção do consumidor;
- Proteção da privacidade dos dados pessoais e segurança das redes e sistemas de informação;
- Violações dos interesses financeiros da União Europeia;
- Violações relacionadas com o mercado interno, incluindo regras de concorrência e auxílios estatais, bem como regras de tributação das sociedades;
- Crime violento, e especialmente violento e altamente organizado. Bem como a criminalidade organizada e económico-financeira (por exemplo, corrupção ativa/passiva);
- Violação de normas ou políticas internas;
Modo de comunicação
O presente Regulamento enquadra-se num regime de comunicação voluntária de irregularidades, e o sistema de procedimento de receção, tratamento e comunicação de irregularidades, funciona através de canais de comunicação dedicados a esse fim, promovendo a plena integridade, confidencialidade da identidade ou anonimato dos denunciantes, bem como a confidencialidade dos terceiros identificados mencionados na denúncia, garantindo o impedimento de pessoas não autorizadas.
A apresentação de denúncias poderá ser feita de forma anônima (neste caso deverá ser solicitado o anonimato pelo Denunciante no momento da solicitação) ou mantendo o sigilo da identidade do denunciante pelo pessoal autorizado ao tratamento da denúncia, e poderá, em qualquer caso, ser apresentada de forma escrita e/ou verbal. Em qualquer caso, a reclamação escrita (no caso de forma escrita) e/ou o pedido de contacto para reclamação (no caso de reclamação verbal) deverá ser enviado para o email:
- Endereço de email: etica@bee-eng.pt
Tratamento da Comunicação
Conforme definido neste Regulamento, todas as comunicações de irregularidades são tratadas como informação confidencial, cabendo ao canal de denúncia pessoas designadas (que estão sujeitas a cláusulas de imparcialidade) e são responsáveis por receber a denúncia e manter a comunicação com o denunciante, se necessário, solicitando mais informações e dando ao denunciante o compromisso de fornecer tais informações dentro de um prazo razoável.
Pessoal Autorizado para Tratamento
O Canal de Denúncias, dada a criticidade da informação, adota o princípio da necessidade de saber, restringindo e diferenciando o conhecimento da denúncia; e a identidade do denunciante. Somente o pessoal autorizado responsável pelo tratamento da reclamação poderá ter conhecimento da identidade do denunciante.
Existe um responsável pelo cumprimento regulamentar que exerce as suas funções de forma independente, permanente e com autonomia de decisão, dispondo da informação interna e dos meios humanos e técnicos necessários ao bom desempenho da sua função.
De acordo com a legislação em vigor, esta responsabilidade pelo cumprimento regulamentar é transversal entre as empresas do Grupo MoOngy S.A.
Para preservar a integridade, limitando as informações, mantendo maior independência da operação do canal, a identidade do Diretor de Compliance responsável pela manutenção, preservação e integridade do canal será mantida no anonimato do grupo, transmitindo apenas que será assegurado por pessoal específico e destacado exclusivamente para o canal, fazem parte do DPG elementos treinados no Canal de Denúncias.
O Compliance Officer, bem como o Pessoal autorizado, estão sujeitos a um NDA específico relativo ao Canal de Denúncias para salvaguardar qualquer reclamação sob estrito dever de confidencialidade.
Processo de Investigação
A comunicação/reclamação será enviada internamente ao responsável pelo canal de denúncia. Deve determinar se a comunicação de irregularidades contém motivos mínimos para iniciar um processo de apuração de factos.
A receção de uma comunicação/denúncia dará sempre origem a um processo de investigação, salvo manifesta falta de fundamentação.
O pessoal autorizado que se encarregará do processo de investigação deverá promover a implementação de medidas adequadas à proteção das informações e dados contidos nas comunicações e seus registos, bem como promover as ações necessárias à confirmação inicial dos fundamentos.
A Bee Engineering compromete-se a informar o autor da comunicação, num prazo razoável (não podendo exceder três meses após a notificação enviada ao denunciante), das medidas previstas ou tomadas para dar seguimento à reclamação e dos motivos da escolha desse seguimento, bem como as conclusões da investigação.
O processo de investigação termina com a documentação dos resultados, fundamentações e conclusões além da formulação de recomendações e medidas adequadas à situação, caso contrário, caso seja considerada infundada (por escassez ou nulidade), a reclamação será arquivada.
Medidas de Proteção
Proibição de retaliação
A Denúncia não pode implicar, por qualquer meio ou forma, atos de retaliação (também fazem parte dos atos ou tentativas), ou omissão que direta ou indiretamente ocorra em contexto profissional e motivada por denúncia que cause ou possa causar ao denunciante ou facilitadores de a reclamação, de forma injustificada, de danos materiais ou não patrimoniais, assédio, intimação ou discriminação, a Bee Engineering deve garantir que isso não ocorra.
A pessoa que pratica um ato de retaliação indeniza o denunciante pelos danos causados, podendo o denunciante solicitar as medidas adequadas às circunstâncias do caso, para evitar a verificação ou ampliação dos danos.
A sanção disciplinar aplicada ao denunciante até dois anos após a denúncia ou divulgação pública é presumida abusiva, estando abrangidos por esta proteção todos os enumerados na secção “âmbito pessoal”.
Exceção por necessidade de partilha
Se, por qualquer motivo, for excecionalmente necessário que a identidade do denunciante seja fornecida a qualquer outra parte durante o processo de investigação, o reclamante receberá um pedido de consentimento (com o fundamento de que é considerado uma obrigação necessária e proporcional a ser dada pelo responsável pela identidade). ) a ser dada pelo indivíduo, para que este permita (ou não permita) por sua própria vontade, a partilha de identidade à parte para a qual a informação é concebível como essencial para a investigação, a fim de salvaguardar os direitos de defesa da pessoa em causa .
Ressalta-se que este pedido de consentimento será solicitado ao denunciante, um para cada indivíduo (de forma singular) para o qual o compartilhamento seja imprescindível. Nos termos da legislação sobre o Canal de Denúncias, a situação de tais informações de consentimento de identidade ao denunciante pode prejudicar investigações ou processos judiciais no contexto de uma investigação pelas autoridades nacionais, nesta situação particular o consentimento ao denunciante é derrogado.
Medidas de Apoio
O Denunciante tem direito, em termos gerais, a proteção jurídica, podendo beneficiar de medidas de proteção de testemunhas em processo penal. A Bee Engineering é responsável por reconhecer o status do Denunciante por meio da certificação.
Dados pessoais
Deve-se levar em conta que a confidencialidade da identidade do denunciante também se aplica à identidade das pessoas listadas no “âmbito pessoal”.
As informações coletadas no canal de denúncia serão utilizadas exclusivamente para os fins nele previstos. Será assegurada a máxima proteção estabelecida no Regulamento Geral de Proteção de Dados para o tratamento de cada reclamação e especialmente da Identidade do Denunciante.
Além disso, o Princípio de Minimização de Dados garantirá que o pessoal autorizado tenha acesso às informações mínimas necessárias sobre a identidade do Denunciante. Sem especificar, os outros princípios (como limitação de processamento, responsabilidade…) e práticas do GDPR serão aplicados para garantir a proteção dos dados do denunciante.
Irredutibilidade dos Direitos
Para garantir a integridade e frustrar eventuais impedimentos ou pressões de terceiros ao denunciante e demais elencados, abrangidos pela proteção, o Direito às Medidas Protetivas a que se refere é totalmente renunciável e não poderá ser renunciado ou limitado por quaisquer acordos, políticas, formulários ou condições. As disposições contratuais que limitem ou obscureçam a apresentação ou o acompanhamento de reclamações ou a divulgação pública de infrações ao abrigo desta Lei serão nulas e sem efeito.
Financiamento de Denúncia
Os responsáveis pelo tratamento da denúncia têm o direito de captar (com consentimento e escolha do denunciante o modo de gravação, seja por escrito – relatórios, atas – ou verbal – sob a forma de captação de áudio ou outras formas de multimédia).
Produção e disseminação de informações confiáveis
A informação relativa à denúncia é guardada durante um ano, para ser integrada (mantendo a máxima confidencialidade) no relatório sobre a atividade preventiva da empresa, para avaliar a integração e funcionamento do canal de Denúncia, além de orientar a atividade preventiva da empresa, racionalizando a alocação dos recursos disponíveis e aumentando o nível de eficácia do sistema, de forma a permitir a compreensão global com a maior aproximação possível dos contornos destes crimes e da eficácia da sua investigação, além de analisar o tempo de resposta geral do canal de denúncia.
Este regulamento de Comunicação de Irregularidades é revisto anualmente após relatório anual sobre a implementação e funcionamento do Canal de Denúncias e é integralmente suportado pela nossa gestão.